Datové schránky a OSVČ

V poslední době se v objevují v médiích nepřesné informace ohledně povinnosti používání datových schránek. Pojďme si to tedy stručně rozebrat a zkusíme vám na nejdůležitější věci odpovědet.

Nejdůležitější je to, že podnikatelé, zapsané spolky anebo třeba společenství vlastníků jednotek, budou mít od 1.1.2023 povinnost datové schránky využívat. Stát označuje OSVČ jako fyzické osoby podnikající (FOP) a ostatní občany pak jako fyzické osoby (FO). Naposledy schválená výjimka pro tzv. fyzické osoby se tedy netýká podnikatelů, ale pouze běžných občanů. Povinnost se bude týkat i těch, kteří mají činnost pozastavenou. Pokud nebudou chtít datovou schránku zřídit, budou muset živnost úplně zrušit.

Jak schránku získám?
Existuje několik způsobů, od písemné žádosti na mistech Czechpointu až po elektronickou žádost v Portálu občana. Do něj se nově lze přihlásit přes bankovní identitu a pak už lze jednoduše datovou schránku založit v řádu minut. Pokud si toto nebudete chtít vyřídit sami, stát začne postupně schránky zakládat během prvního čtvrtletí postupně tak, aby do 31.3.2023 každý nově povinný uživatel schránku měl. Vytváření by mělo probíhat ve vlnách, nejprve přijdou na řadu měsíční plátci DPH, pak plátci čtvrtletní a na konec pak neplátci. Přístupové informace bude stát odesílat doporučeným dopisem na adresu trvalého bydliště anebo sídla. Nevyzvednutím dopisu se ale této povinnosti vzdát nelze, od prvního přihlášení (případně po uplynutí lhůty 15 dní od založení) bude komunikace se státní správou a samosprávou týkající se podnikání akceptována výhradně elektronicky se všemi důsledky týkající se termínů.
S množstvím nových datových schránek se může stát, že tato povinnost bude mít ještě posun v platnosti, ale osobně bychom doporučili s tím raději nepočítat.

Typy schránek pro fyzické osoby podnikající

Pokud jako FOP (OSVČ) máte a používáte schránku typu FO, bude vám založena nová schránka typu FOP. Z vlastní zkušenosti mám ověřeno, že úřady u příjmaných zpráv nerozlišují z jakého typu datové schránky zpráva přišla. Nemělo by se tedy stát, že se „spletete“. Zprávy ale chodí do obou schránek. Je to lehce schizofrenní situace, prozatím se mi nepodařilo najít klíč. Stane se, že i v jedné věci od stejného úřadu přijdou zprávy do obou schránek. Prováděcí předpis bohužel k dispozici není, jakmile bude, pokusíme se text doplnit.

Přístup a nastavení

Do schránky se přistupuje přes portál ISDS na adrese www.mojedatovaschranka.cz. Zde si lze také nastavit notifikace emailem anebo SMS zprávou, takže pro informaci o nové zprávě se není nutné přihlašovat. Notifikace může také obsahovat odesílatele a předmět zprávy, takže budete okamžitě vědet, čeho se zpráva týká. V rozhraní lze také nastavit nová hesla (nebo povinnost měnit heslo také vypnout). Lze zřídit přístup do datové schránky také externím subjektům (například účetní firmě pouze k odesílání, nikoliv ke čtení), atd

Termíny dané doručením zprávy se nepočítají od data doručení do datové schránky, ale přihlášením do systému (pozor, nikoliv otevřením a přečtením zprávy).
Je potřeba si dát pozor na tzv. fikci doručení, která je stanovena na 10 dní. Po 10 dnech od doručení se na zprávu nahlíží jako na doručenou a začínají bežet termíny uvedené v dané zprávě.

Běžná práce se zprávami

Pro standardní práci s datovými schránkami existuje několik aplikací třetích stran, které práci výrazně zjednodušují. Nejpoužívanější je asi Datovka od společnosti NIC.CZ datovka.cz
Aplikace vypadá jako standardní emailový klient a stejně tak se s ní intuitivně pracuje. Existuje také pro mobilní telefony.
Není tedy nutnost využívat pouze portál ISDS, běžnou agendu lze vyřizovat přes aplikaci (stažení zprávy, stažení příloh, odpovědi a přidání vlastních příloh).

Celý proces se tím výrazně zjednoduší a zrychlí, není potřeba odesílat doporučené dopisy ani ověřovat například podpisy.
Na zprávy odeslané přes systém ISDS se nahlíží jako na ověřené a to zdarma. Stejně tak lze i posílat bez ověření plné moci (například pro přepis motorového vozidla atd.).

Celý Informační systém datových schránek tedy přináší nejen povinnosti, ale také zjednodušení a zrychlení komunikace.

Závěr

Je jasné, že nelze postihnout veškeré situace, na které při zakládání, nastavení anebo používání datových schránek narazíte. Nechceme vás v tom nechat, takže pokud budete mít jakýkoliv dotaz, můžete ho pod odkazem v diskuzi zanechat, případně zaslat emailem. Pokusíme se dotazy následně shrnout a odpovědet na ně. Případně se lze také podrobnější informace dozvědět na chcidatovku.cz.

Na úplný závěr se rozloučím slovy napsanými na obalu Stopařova průvodce po galaxii

=> NEPROPADEJTE PANICE